Die jährliche Betriebskostenabrechnung ist für viele Mieter ein Buch mit sieben Siegeln. Dabei lohnt die Prüfung fast immer: Schon Formfehler können eine Nachforderung zu Fall bringen, und nicht alles, was abgerechnet wird, darf überhaupt umgelegt werden.
Die wichtigste Frist — zwölf Monate
Der Vermieter muss die Abrechnung dem Mieter nach § 556 Abs. 3 BGB spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zukommen lassen. Versäumt er diese Frist, kann er keine Nachforderung mehr verlangen — ein Guthaben muss er aber weiterhin auszahlen. Die Frist ist eine Ausschlussfrist; nur wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat, gilt eine Ausnahme.
Tipp der Redaktion
Markieren Sie den Posteingang der Abrechnung mit Datum. Kommt sie nach Ablauf der Zwölf-Monats-Frist, müssen Sie eine Nachzahlung in aller Regel nicht leisten — ein Hinweis auf § 556 Abs. 3 BGB genügt oft.
Formelle Mindestanforderungen
Eine Abrechnung muss für einen durchschnittlichen Mieter nachvollziehbar sein. Dazu gehören:
- eine geordnete Zusammenstellung der Gesamtkosten,
- Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels,
- die Berechnung des Mieteranteils,
- der Abzug der geleisteten Vorauszahlungen.
Fehlen diese Bestandteile, ist die Abrechnung bereits formell unwirksam — unabhängig davon, ob die Beträge inhaltlich stimmen.
Welche Kosten umlagefähig sind
Umlegbar sind nur die in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) abschließend aufgezählten Betriebskosten — etwa Grundsteuer, Wasser, Heizung, Müll, Hausmeister, Gartenpflege, Versicherung, Aufzug. Nicht umlagefähig sind insbesondere:
- Instandhaltungs- und Reparaturkosten,
- Verwaltungskosten,
- Kosten für Leerstand,
- einmalige Anschaffungen.
Die Umlage setzt zudem voraus, dass die Betriebskosten im Mietvertrag wirksam auf den Mieter übertragen wurden.
Der Verteilerschlüssel
Ohne abweichende Vereinbarung werden Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche umgelegt (§ 556a BGB). Heizungs- und Warmwasserkosten müssen nach der Heizkostenverordnung überwiegend verbrauchsabhängig abgerechnet werden — geschieht das nicht, darf der Mieter den Abrechnungsbetrag um 15 % kürzen.
Einwendungen und Belegeinsicht
Sie haben das Recht, die Original-Belege einzusehen. Einwendungen gegen die Abrechnung müssen Sie nach § 556 Abs. 3 S. 5 BGB innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung geltend machen — danach sind sie ausgeschlossen, sofern Sie die Verspätung zu vertreten haben.
Checkliste zur Prüfung
- Kam die Abrechnung fristgerecht (12 Monate)?
- Sind alle formellen Bestandteile enthalten?
- Stimmt der Abrechnungszeitraum (max. 12 Monate)?
- Werden nur umlagefähige Kosten abgerechnet?
- Ist der Verteilerschlüssel korrekt und gleich geblieben?
- Wurden Heiz-/Warmwasserkosten verbrauchsabhängig erfasst?
- Sind Ihre Vorauszahlungen vollständig abgezogen?
Rechtsprechung, Literatur & Kommentierung
- § 556 Abs. 3 BGB: Nach Ablauf der Zwölf-Monats-Frist ist eine Nachforderung ausgeschlossen, wenn der Vermieter die Verspätung zu vertreten hat — ständige BGH-Rechtsprechung.
- Formelle Wirksamkeit: Der BGH verlangt eine für den Laien nachvollziehbare Abrechnung mit Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Anteilsberechnung und Vorauszahlungsabzug.
- Heizkostenverordnung: Bei Verstoß gegen die verbrauchsabhängige Abrechnung besteht ein Kürzungsrecht von 15 %.
- Literatur: Schmidt-Futterer, Mietrecht; Langenberg/Zehelein, Betriebskosten- und Heizkostenrecht; Palandt/Grüneberg, BGB.